ACTUACIÓN DE LA INSPECCIÓN DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
EN MATERIA DE REGISTRO DE JORNADA
RESUMEN DE LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS EN EL CRITERIO
TÉCNICO nº 101/ 2019 (10-6-2019)
La Dirección del Organismo Estatal
de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha dictado el CRITERIO TÉCNICO nº 101/ 2019 sobre
actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro
de jornada a partir de la modificación del Estatuto de los Trabajadores
establecida por el Real Decreto-ley
8/2019 y que entró en vigor el 12 de mayo de 2019. Las actuaciones que se
sujetan a la interpretación del presente Criterio Técnico se refieren a los contratos de trabajo a jornada completa,
sin perjuicio de lo que se señala más adelante respecto a los contratos a tiempo
parcial.
Obligatoriedad del registro diario
de jornada
El nuevo apartado 9 del art.34 del
ET establece que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que
deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de
trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria”
que se establece en el art.34.2 y 3 del ET.
La interpretación literal del
nuevo apartado permite afirmar que la llevanza del registro de jornada no es una opción para el empresario,
sino que se trata de un deber que
deriva del término “garantizará”, esto es, con sujeción a la obligación de
garantía de existencia de dicho registro, y no como una mera potestad del
empleador.
Contenido del registro diario de
jornada:
Hay que entender que lo que debe
ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente.
No
se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el
inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo
de trabajo efectivo.
La
lectura que se haga del registro a la hora de determinar el
posible incumplimiento de determinados límites en materia de tiempo de trabajo
deberá hacerse de forma integral,
considerando todas las posibilidades que permite el ordenamiento laboral en
materia de distribución de tiempo de trabajo.
En
todo caso, sería conveniente que el registro utilizado en la
empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo
efectivo. En caso contrario, podría presumirse que lo es toda aquella que
transcurre entre la hora de inicio y la finalización de la jornada de trabajo
registrada, y es al empleador al que correspondería la acreditación de que ello
no es así.
En este sentido, la negociación colectiva o los acuerdos de
empresa referidos a la organización y documentación del registro deben ser
el instrumento idóneo para precisar cómo considerar todos los aspectos
relacionados con el registro de interrupciones, pausas o flexibilidad de tiempo
de trabajo.
El registro de la jornada debe ser
diario, no siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento
la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario
laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados
períodos, pues éstos se formulan “ex ante” y determinarán la previsión de
trabajo para dicho período pero no las horas
efectivamente trabajadas en el mismo, que
sólo se conocerán “ex post” como consecuencia de la llevanza del registro
de jornada.
Registros que se mantienen
vigentes:
El nuevo registro diario de
jornada no enerva los registros ya
establecidos, que se mantienen vigentes:
- El registro diario de los contratos a tiempo parcial
del art.12.4 c) del ET
- El registro de horas extraordinarias del art.35.5 del
ET. Si bien el registro diario de jornada y
el registro de horas extraordinarias, constituyen obligaciones legales
independientes y compatibles, también se debe considerar que el registro diario de jornada puede ser
utilizado por las empresas para el cumplimiento de la obligación de registro de
horas extraordinarias, sin perjuicio de que, en caso de realización de
horas extraordinarias operen las obligaciones adicionales establecidas en su
normativa específica.
- Los registros de horas de trabajo y descanso contenidos
en el Real Decreto 1561/1995 sobre trabajadores móviles, trabajadores de la
marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad
transfronteriza en el transporte ferroviario.
- Los registros de jornada en los desplazamientos
transnacionales del art.6 de la Ley 45/1999 en la redacción efectuada por el RD
ley 9/2017.
Conservación del registro diario
de jornada
La empresa conservará los registros diarios de jornada durante 4 años y permanecerán
a disposición de las personas
trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de trabajo y
Seguridad Social.
La norma no establece el modo de
conservación de los registros, por lo que debe entenderse válido cualquier medio, físico o de cualquier otro
tipo, siempre que el mismo garantice la fiabilidad y veracidad
respecto de los datos registrados diariamente.
La sentencia del TJUE, de 14 de
mayo de 2019, señala que el sistema implantado debe ser accesible.
Al no establecerlo las normas,
esta conservación de los registros diarios no
implica la totalización de los mismos, tal y como sí se establece en el
caso de contratos a tiempo parcial y para el cumplimiento de las obligaciones
en caso de realización de horas extraordinarias.
El hecho de que los registros
deban estar a disposición de los trabajadores y sus representantes implica necesariamente que los mismos deban estar o ser accesibles desde el
centro de trabajo en que se encuentran las personas trabajadoras o sus
representantes.
En el caso de que el registro de
jornada se haya instrumentado originalmente
en formato papel, a efectos de su conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los
documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas
garantías.
Ante la ausencia de referencia
expresa y por motivos de seguridad jurídica, debe interpretarse que la
permanencia a disposición no implica
la obligación de entrega de copias, salvo que así lo dispongan un
convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, ni debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su
registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los
representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de
estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.
Organización y documentación del
registro diario de jornada
La
forma de organización y documentación del registro, será la que se determine mediante negociación
colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión del empresario
previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la
empresa.
No obstante, la existencia y
obligación del registro diario no se
hace depender de que haya una previsión o regulación concreta en
negociación colectiva o acuerdo de empresa, siendo exigible en todo caso.
En cualquier caso, deber ser un
sistema de registro objetivo, que garantice
la fiabilidad, veracidad y no alteración
a posteriori de los datos y que respete la normativa sobre protección de datos.
Compete a la Inspección no solo
verificar la existencia de un registro de jornada, sino también que su forma de
organización y documentación ha ido precedida del correspondiente procedimiento
de negociación o consulta con la representación de los trabajadores, aspecto
este que podrá ser objeto de
comprobación a través de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de
negociación.
Régimen sancionador
La transgresión de las
obligaciones en materia de registro de jornada se tipifica como infracción grave. El inicio de
procedimiento sancionador por el incumplimiento de la obligación de registro
diario de jornada es posible desde el 12
de mayo de 2019.
El registro es un medio que
garantiza y facilita el control del cumplimiento de la normativa en materia de
tiempo de trabajo, pero no es el único. Si
hubiese certeza de que se cumple la normativa en materia de tiempo de
trabajo o de que no se realizan horas
extraordinarias, aunque no se lleve a cabo el registro de jornada de
trabajo, tras la valoración del inspector actuante en cada caso, podría
sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un
requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar
el registro diario de la jornada de trabajo.
Otras cuestiones
Queda
sin efecto la Instrucción 1/2017, complementaria de la Instrucción 3/2016, sobre
intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y de horas
extraordinarias, y esta última en
relación con los criterios interpretativos de la misma referidos exclusivamente
al registro de la jornada de trabajo, en lo que se opongan a este criterio
técnico.
Pincha sobre la imagen para acceder al documento de la Inspección de Trabajo:
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