El control de la empresa de las comunicaciones del trabajador

Las empresas tienen derecho a controlar las comunicaciones que realicen sus empleados a través de Internet durante su jornada laboral. Y no solo eso, sino que la compañía puede alegar un uso personal de las mismas como motivo de despido.

Varias sentencias se han pronunciado sobre la legitimidad del uso de dichos medios para fines personales, así como sobre los límites del poder de control del empresario sobre las comunicaciones que realiza el trabajador en su puesto de trabajo. El Tribunal Constitucional se pronunció, mediante la sentencia de 7.10.13, para definir los límites que todo trabajador debe tener en cuenta en el uso de los medios informáticos de la empresa.

El Tribunal Europeo de Derechos Humanos ha resuelto mediante la sentencia de fecha 12 de marzo de 2016, dictada en el asunto núm. 6149/08, que es lícito el control realizado por la empresa, de las comunicaciones realizadas por el trabajador utilizando medios puestos a disposición por la primera.

El Tribunal Europeo considera que "no es una práctica abusiva que un empleador verifique que sus empleados se dedican a labores profesionales durante su horario laboral". Por otro lado, resalta que la empresa accedió a las comunicaciones dando por hecho que se trataba de conversaciones profesionales, por lo que no habría habido vulneración de la privacidad, al desconocer que las conversaciones allí mantenidas tenían ese carácter.

La sentencia está en línea con la jurisprudencia española del Tribunal Constitucional y del Tribunal Supremo, que establece que una empresa puede acceder a las comunicaciones que realicen sus empleados a través de los equipos y herramientas profesionales, siempre que hayan sido informados previamente de esta posibilidad, por ejemplo, al firmar el contrato laboral, y siempre que no se vulnere el derecho al secreto de las comunicaciones y a la intimidad personal.

Por lo tanto, de entrada no es una novedad que cause ningún cambio en el día a día de las actuales relaciones empresa – trabajador, sino más bien es la corroboración de que los tribunales españoles y el europeo van en la misma línea.

Ahondando en nuestra propia jurisprudencia, según doctrina del Tribunal Supremo, las empresas pueden acceder a las comunicaciones que realicen sus empleados con herramientas y equipos profesionales, siempre que estos hayan sido previamente informados de la prohibición de utilizarlos para usos personales y advertidos de posibles controles.

Establece la doctrina contenida en la Sentencia del Tribunal Supremo de 26 de septiembre de 2007, que con el fin de que cualquier intervención o registro sea legítimo, tiene que existir un protocolo e instrucciones sobre los límites y las condiciones de utilización de los ordenadores, y otros medios de comunicación, sea el teléfono, sea el correo electrónico, o programas de mensajería instantánea, etc., así como advertencia de que se podrá proceder al control de los contenidos. Si se cumplen estos requisitos, el registro de las comunicaciones será legítimo.

La controversia sobre la facultad de control de las comunicaciones de los trabajadores y sus límites, vendía dada por la facultad que confiere el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores a los empresarios cuando establece que este podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por parte del trabajador de los suyas obligaciones y deberes laborales, y la expectativa razonable de intimidad que té un trabajador al usar medios de la compañía.

Los límites a este control empresarial, reiteramos, ya están establecidos por la jurisprudencia nacional y en la actualidad, avalada por el Tribunal Europeo de Derechos Humanos. Por lo tanto, es la empresa quien con carácter previo tiene que establecer las reglas de uso de los medios de comunicación, tiene que explicar a sus trabajadores la posibilidad de que ésta proceda a efectuar un control de las comunicaciones que sus trabajadores realicen en horario laboral con los medios puestos a disposición por la compañía.

Esta prohibición o limitación de uso puede hacerse de manera expresa incorporada al contrato de trabajo o en cualquier momento posterior, e incluso tiene validez la prohibición incorporada en el convenio colectivo que sea de aplicación.

En definitiva, para que este control sea lícito, es requisito que los trabajadores hayan sido previamente informados, de la prohibición de uso para medios distintos de los de la actividad profesional, así como debe detallarse por parte de la empresa que medios se van a utilizar para efectuar el control de las comunicaciones. Este aviso puede suplirse si el convenio colectivo ya dispone de la prohibición de uso para fines personales. Este inciso fue introducido por el Tribunal Constitucional.

Crisis de valores: el absentismo

Posiblemente uno de los mayores problemas, de los males más extendidos, en las empresas y en la sociedad española actual, es el absentismo laboral. 

El absentismo laboral hace referencia a los periodos de tiempo en que un empleado se ausenta de su puesto dentro del horario de trabajo por causas justificadas reconocidas legalmente (incapacidad temporal, permisos relacionados con la actividad sindical...) o injustificadas (retrasos, salir a fumar, recados, cuidado de los hijos o de personas mayores, etc.).

A estos dos tipos de absentismo hay que sumarle un tercero: el absentismo presencial, que consiste en acudir al trabajo, pero dedicando una parte de la jornada a actividades que no guardan relación con las tareas propias del puesto que se ocupa. Consultar páginas web y usar el correo electrónico con fines personales son algunas de las más comunes.

Hay expresiones de nuestro vocabulario diario que debería de desaparecer y en todo caso avergonzar a quien las utiliza. Quien no ha oído alguna vez decir  “me tomo la baja”. Conductas diarias que deberían de desaparecer y avergonzar, como usar en horas de trabajo Facebook, Whatsapp…

El otro día mientras tomaba un café escucho como un hombre de mediana edad y bien vestido despotricaba en voz alta, y no sin razón, mientras leía el periódico, de las constantes noticias de robos por parte de nuestros políticos. Al poco tiempo entra un conocido suyo quien al saludarle le pregunta por el trabajo y la respuesta fue la bomba: “me he cogido la baja porque ya no aguanto más a mi jefe”. Y mi pregunta es, ¿eso no es otra forma de robar? ¿de robar a tu empresa? ¿de robar a la sociedad?

El absentismo laboral supone una crisis de valores. El absentismo laboral, en cualquier de sus formas o variantes, es una falta de honestidad y honradez. Valores que siempre presuponemos en nuestros semejantes y que no siempre se dan y la falta de ellos acarrea grandes pérdidas a la sociedad.

Un elevado absentismo laboral puede contribuir a reducir la productividad de una empresa, provocarle problemas organizativos y generarle altos costes, ya que hay que cubrir el puesto del absentista, su ausencia puede provocar que haya maquinaria que no se utilice, etc.

Por todo ello, el control del absentismo es una de las tareas principales del departamento de Recursos Humanos.

El absentismo justificado por causas médicas es, probablemente, el más habitual. Conviene controlarlo a partir de los partes médicos y de las mutuas con el fin de cuantificarlo e identificar qué lo provoca, ya que en algunos casos la empresa puede intervenir para reducirlo aplicando una correcta política de prevención de riesgos laborales.

El absentismo injustificado relacionado con el incumplimiento del horario de trabajo puede controlarse a través de máquina de control de acceso o de la hora en que el trabajador enciende y apaga su ordenador u otras máquinas que utilice diariamente.

El absentismo presencial por el uso, con fines personales, de Internet, el correo electrónico o el teléfono puede reducirse con una adecuada comunicación. La empresa puede transmitir cuál es su política en esa materia en las entrevistas de selección o a través de una cláusula específica en los contratos de trabajo, de carácter informativo.

Es importante recordar que siempre que no se vulnere ningún derecho fundamental del trabajador, la empresa está autorizada a limitar el acceso a Internet y a otras herramientas o materiales que los empleados no precisen para llevar a cabo sus tareas. El empresario debe proceder a regular este asunto, comunicando fehacientemente a los trabajadores de su empresa los usos permitidos de los ordenadores y del acceso a internet, así como los mecanismos que se implantarán para su control.

De esta manera, si estas tecnologías se utilizan para fines privados en contra de estas directrices o prohibiciones, y con conocimiento de los controles y medidas aplicables, no podrá entenderse que al realizar el control se ha vulnerado "una expectativa razonable de intimidad".

Cualquier empresario, sea pequeño o grande, está facultado por el apartado tercero del artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores para establecer las medidas de control y vigilancia que estime oportunas para comprobar que el trabajador cumple con sus obligaciones laborales.

La solución al absentismo laboral es algo muy complicado. Se debería de comenzar en la familia y las escuelas cuando se es niño. Inculcándoles valores, responsabilidad… Continuando después en las empresas, con una adecuada política de motivación. Estas son, sin duda, las mejores armas para luchar contra el absentismo.

Y pese a todo, pese a educación, políticas de motivación… colaboración con mutuas, seguimientos y todos los esfuerzos de una sociedad, el absentismo será muy difícil de erradicar. 

Voy a finalizar con algo muy polémico, y es que estoy convencido que el absentismo laboral es “genético” en un país como el nuestro. La picaresca española está muy arraigada y necesitaremos muchas generaciones para combatirla.