Albarán, Presupuesto y Factura

Todos conocemos y sabemos lo que es una factura. Su valor e importancia. A nadie se le escapa que una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación.

Es el documento que refleja toda la información de una operación de compraventa, donde se muestra o detalla el producto comprado o vendido.

Conviene tener claro que la factura es el único documento que se puede y debe generar para reclamar el pago de un bien o servicio. Pero existen otra serie de documentos –previos a la factura-, no obligatorios, que pueden facilitar tener una relaciones con los clientes más claras.

Presupuesto

El presupuesto es un documento por el que le indicas al cliente cuánto se vas a cobrar por la venta de un bien o prestación de un servicio.

Se trata de un documento sin ninguna validez hasta que el cliente lo acepte y por lo tanto, lo firme. Una vez que el cliente ha firmado aceptando las cantidades con respecto a los bienes y/o servicios prestados:

• Se está obligado a mantener ese precio, a no ser que surjan imprevistos y se acuerde una modificación del mismo.
• El cliente estará obligado a la compra de ese bien o servicio en los términos acordados.

Albarán

Por otro lado, el albarán es un documento que una vez firmado por el cliente, significa que el bien o servicio le ha sido entregado y acepta que se emita la consiguiente factura.

En el albarán se debe indicar:

• Los datos del cliente
• Descripción del bien o servicio
• Lugar y fecha de la entrega

Factura

La factura es el único documento obligatorio de los tres, y en su contenido puede hacer mención tanto al presupuesto como al albarán de entrega, de forma que, si éstos han sido firmados por el cliente, existen pruebas adicionales de que el trabajo se ha entregado en tiempo y forma.

La emisión de factura es obligatoria en todos los casos en que se haga una venta de un bien o servicio, aunque no esté sujeto a IVA.

Excepciones

Cuándo no es obligatorio expedir una factura:

• Cuando las operaciones se realicen en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia.

• Cuando las operaciones realizadas se den en el desarrollo de actividades acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

• Cuando las operaciones se realicen en el desarrollo de actividades acogidas al régimen simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos y excepto en la transmisión de activos fijos.

• Cuando así lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, para evitar perturbaciones en el desarrollo de la actividad de ciertos sectores empresariales, profesionales o empresas determinadas.

Se consideran operaciones interiores exentas de IVA:

• Los servicios: públicos postales; culturales; de seguros; bancarios; de asistencia social;  los prestados a sus miembros por uniones, agrupaciones o entidades; y los prestados a personas físicas que practiquen el deporte o la educación física.

• La educación; las clases a título particular; la lotería, apuestas y juegos de organismos oficiales; y el arrendamiento de ciertos bienes inmuebles.

• Las entregas de bienes y prestación de servicios de la Seguridad Social en el cumplimiento de sus fines; o las efectuadas directamente a sus miembros por organismos o entidades, sin ánimo de lucro, legalmente reconocidos.

• Las cesiones de personal realizadas por entidades religiosas en el cumplimiento de sus fines.

Cuándo se puede sustituir una factura por un tiquet.

Cuando el importe de la operación, incluido el IVA, no supere los 3.000 €, en los siguientes casos:

• Ventas o servicios: al por menor al consumidor final; en ambulancias;  o a domicilio del consumidor.

• Transportes de personas y sus equipajes. Utilización de instalaciones deportivas. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos. Alquiler de películas. Utilización de autopistas de peaje.

• Servicios de: hostelería y restauración; suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto; salas de baile y discotecas; telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público; de peluquería o institutos de belleza; y de tintorería y lavandería.

• Cuando así lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, para evitar perturbaciones en el desarrollo de la actividad de ciertos sectores empresariales, profesionales o empresas determinadas.

No se podrá sustituir la factura por un tiquet

• Cuando las ventas al por menor tengan por objeto bienes de utilización empresarial o profesional.

• Cuando sea obligatorio expedir factura.